Creare pagine di pianificazione individuali consente di generare una o più pagine del calendario, con disponibilità predefinite e dinamiche (si aggiornano con il tuo calendario di Outlook), su cui i contatti a cui invii il relativo link possono selezionare il giorno e l'orario a loro più congeniali, questo consente di risparmiare tempo con un'unica comunicazione è possibile individuare il giorno e la data più congeniale ai partecipanti.
Sommario
- Crea una pagina di pianificazione
- Panoramica
- Imposta la pianificazione
- Come utilizzare una pagina di configurazione
Creare una pagina di pianificazione
- Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Riunioni.
- In alto a destra, fare clic su Crea pagina di pianificazione.
- Per il momento nella finestra di dialogo, seleziona l'opzione: Uno a uno: il contatto pianificherà l'orario solo con te.
- Fare clic su Avanti.
- Continuare a configurare la pagina di pianificazione seguendo i passaggi indicati di seguito.
Panoramica
Nella pagina Panoramica, modifica le informazioni di base della pagina di pianificazione.
- Nome interno: il nome che appare quando il link alla riunione utilizzato per accedere alla pagina di pianificazione viene aggiunto a un'e-mail.
- Organizzatore: il proprietario della riunione o l'utente con cui il contatto sta programmando una riunione.
- Titolo: il nome dell'evento del calendario che si condivide con il contatto. Ad esempio, il nome dell'evento sarà "Demo prodotto". È possibile inserire token di personalizzazione nell'oggetto facendo clic su Token contatto o Token azienda.
- Luogo: includete informazioni su come e dove vi metterete in contatto con i partecipanti alla riunione. Può trattarsi di un link di chiamata, di un luogo fisico, ecc. Questo luogo apparirà nell'invito al calendario del contatto e nell'evento creato nel calendario personale predefinito.
- Aggiungi link alla videoconferenza: se hai seguito le indicazioni sull'integrazione di HubSpot con Microsoft Teams, puoi aggiungere un link alla videoconferenza. Se non hai impostato l'integrazione con la videoconferenza, non vedrete questa opzione.
- Descrizione: una descrizione della riunione che appare nell'invito quando viene prenotata una riunione. Questa descrizione apparirà nell'invito al calendario che il contatto riceve e nell'evento creato nel calendario personale predefinito.
- Annullamento e riprogrammazione: includere i link di annullamento e riprogrammazione nella descrizione dell'evento, in modo che quando una riunione è programmata il contatto possa annullare o modificare la data e l'ora, se necessario.
- Al termine, fare clic su Avanti.
Configura la pianificazione
Allo step successivo, nella pagina Pianificazione dovrai impostare le tue disponibilità.
- Titolo: inserire il nome che apparirà sopra il calendario nella pagina di programmazione.
- Durata: la durata della prenotazione da parte dei visitatori. Fare clic su + Aggiungi durata per aggiungere altre opzioni.
- Fuso orario: fare clic sul menu a discesa Fuso orario e selezionare il proprio fuso orario. Questo è il fuso orario su cui si basa la vostra disponibilità.
- Orari disponibili: utilizzare i menu a discesa per impostare i giorni della settimana e la durata delle fasce orarie disponibili. Fare clic su + Aggiungi ore per aggiungere altre fasce orarie.
Per visualizzare ulteriori opzioni di personalizzazione, fare clic su per espandere la sezione Impostazioni aggiuntive . Qui è possibile personalizzare quanto segue:
- Immagine: questa immagine apparirà nella parte superiore della pagina di pianificazione. Selezionare un'opzione di immagine:
- Avatar dell'organizzatore: apparirà l'avatar dell'organizzatore della riunione, impostato nel suo profilo utente e nelle sue preferenze. Questa opzione è disponibile solo quando si crea una pagina di pianificazione individuale.
- Avatar aziendale: viene visualizzato l'avatar aziendale associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Questo viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
- Immagine personalizzata: caricare un'immagine personalizzata selezionata dal file manager. Passare il mouse sull'avatar e fare clic sull'icona della matita edit, quindi selezionare Cambia foto. Nel pannello di destra, selezionare un'immagine.
- Quando è possibile programmare una riunione: inserire il numero di settimane a partire da ora in cui le persone possono prenotare il tempo sul calendario. Se si sta creando una pagina di pianificazione per un evento o una conferenza, è possibile specificare un intervallo di date personalizzato per la prenotazione.
- Tempo minimo di preavviso: fai clic sul menu a discesa per selezionare la quantità minima di tempo prima di una riunione che qualcuno può prenotare
- Tempo cuscinetto: fare clic sul menu a discesa per selezionare la quantità di tempo cuscinetto tra ciascuna riunione. Il tempo cuscinetto impedisce che le riunioni vengano prenotate troppo ravvicinate. Ad esempio, se si ha una riunione dalle 13.00 alle 13.30 e si dispone di un tempo cuscinetto di 30 minuti, l'orario di riunione successivo disponibile sarà alle 14.00.
- Incremento dell'orario d'inizio: impostare la frequenza degli orari d'inizio delle riunioni. Ad esempio, se siete disponibili tra le 10:00 e le 12:00 per un incontro di 60 minuti e l'incremento dell'orario di inizio è di 15 minuti, un potenziale cliente può prenotare 60 minuti con voi alle 10:00, 10:15, 10:30 e così via.
- Lingua della pagina di prenotazione: selezionare la lingua in cui deve apparire la pagina di pianificazione. Se le impostazioni del browser del visitatore non possono essere rilevate, la pagina di pianificazione verrà visualizzata in inglese.
- Formato data e ora: la data e l'ora saranno formattate nella stessa lingua selezionata per la lingua della pagina di prenotazione.
- Clicca su Avanti in basso a destra
- Nella schermata successiva puoi decidere se ricevere o meno una notifica un'ora prima della riunione quindi
- Clicca su "Crea pagina di pianificazione" per terminare la creazione della pagina di pianificazione.
Nella scheda Form non devi fare nulla, per impostazione predefinita, i contatti dovranno inserire il proprio nome, cognome ed e-mail al momento della prenotazione.
Come utilizzare le pagine di pianificazione
Una volta configurata la pagine di pianificazione potrai inserire il link all'interno delle tue comunicazioni sia dal webmail di HubSpot che direttamente da Outlook.
Inserire il link da HubSpot
Come prima cosa clicca sull'icona 
per creare un'e-mail all'interno di una scheda Contatto, Azienda o Trattativa.
- Scrivi l'oggetto, nel corpo dell'e-mail inserisci un testo introduttivo
- nella posizione in cui vuoi inserire il link alla pagina di pianificazione clicca nella voce di menù "Riunioni" e seleziona "Inserisci un link di pianificazione ..." comparirà il testo relativo al nome della pagina che hai selezionato (potrai sempre modificare il testo).
Inserire il link da Outlook
La procedura sarà analoga alla precedente con la differenza che devi utilizzare la funzione dell'Add-In di HubSpot per Outlook (se non l'hai ancora installato leggi questo articolo).
- Prepara l'e-mail da inviare;
- tra i tool di HubSpot Sales clicca su "Riunioni" e selezione "Elenchi di pianificazione"
- se hai impostato più pagine di pianificazione ti verrà proposto l'elenco delle pagine, scegli quella che ritieni più opportuna utilizzare;
- sarà inserito il titolo della pagina con il relativo link
Trattandosi di un link lo potrai utilizzare in qualsiasi altro contesto anche negli SMS o messaggi WhatsApp
Per recuperare il link alla pagina di pianificazione, vai nel menù principale Vendite > Riunioni.
Se passi con il mouse sul nome della pagina di pianificazione compare il pulsante "Copia link" che potrai utilizzare in qualsiasi comunicazione.
