Lavorare con le Trattative (Deal)

Perché utilizzare le Pipeline e le Trattative (Deal)?

Le Pipeline e le Trattative (Deal) sono strumenti fondamentali per migliorare l'efficienza e l'organizzazione, non solo del proprio lavoro ma anche quello di tutti i profili aziendali coinvolti in un determinato progetto. Utilizzando una pipeline, è possibile gestire in modo strutturato e sistematico tutte le attività che compongono un processo di vendita.

Grazie a questa funzione, è possibile monitorare lo stato avanzamento di ogni singola attività, coinvolgere colleghi solo ed esclusivamente per una singola opportunità di business, individuare eventuali criticità e intervenire tempestivamente per risolverle.

Inoltre, utilizzando i deal è possibile tenere traccia di tutte le trattative in corso, organizzandole in modo chiaro e ordinato. Ciò permette di avere sempre una visione d'insieme sulle opportunità di business e di dedicare le giuste risorse alle trattative più promettenti.

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Occorre lavorare in team e per il team

Oggi non è ammissibile che tutto il ciclo di vita di un cliente sia "nascosto" all'interno delle singole caselle di posta elettronica di un agente o un commerciale, sempre più spesso è, non solo necessario, ma indispensabile l'interazione e la collaborazione con i colleghi ma occorre anche preservare la "proprietà" dei clienti assegnati ad agenti e commerciali.

L'unico modo per ottenere entrambi i risultati è utilizzare le "Trattative" che devono per forza di cose essere associate ad una specifica fase di una pipeline. Questa modalità di lavoro è tipica di tutti i CRM non di HubSpot nello specifico, anche Saleforce, Dynamics, Zoho One, Sales Manago, Mapp, Bitrix24 etc. utilizzano Deal e Pipeline per gestire i processi di vendita.

Alcuni casi in cui se fossero stati utilizzate le Trattative ci sarebbero stati notevoli vantaggi:

1. In tutte le situazioni in cui si debba sostituire un collega per un qualsiasi motivo: ferie, malattia, infortunio. Il CRM consente di includere temporaneamente la gestione di clienti ad altri colleghi che ne mantengono comunque la "proprietà". Le schede di Aziende e Contatti oltre a Pipeline e Trattative fornirebbero, al sostituto, lo storico delle attività svolte e quelle da svolgere. Inoltre, saranno registrate tutte le attività fatte durante tale periodo così, al rientro, il collega sarà al corrente delle attività svolte in sua assenza ed sarà immediatamente operativo e allineato.
2. In tutti i casi in cui si debba riassegnare la "proprietà" di un cliente ad altro responsabile vendite. In questo caso il passaggio di consegne sarebbe praticamente immediato, il nuovo responsabile dell'Azienda avrebbe una visione di tutti i preventivi in corso, di quelli andati a buon fine, di quelli persi e quelli da fare. Oltre allo storico di tutta la relazione con il cliente e le attività in pending.
3. In tutti  i casi in cui un cliente chiama in sede per chiedere informazioni: Chi risponde avrebbe accesso alle informazioni necessarie per offrire un servizio migliore al cliente. Nel caso in cui non fosse in grado di fornire una risposta, avere maggiori informazioni sul cliente, consentirebbe di dare una risposta più pertinente e, in ogni caso, più professionale e fornire un'esperienza ai clienti di alta qualità e instaurare una relazione di fiducia duratura.
4. Nelle attività di telemarketing e recap clienti freddi: a breve avremo una risorsa dedicata a fare questo tipo di attività ma non avrà alcuna informazione sulle aziende che dovrà contattare perché tutta la relazione con il cliente attualmente è archiviata nelle singole caselle e-mail di agenti e commerciali. L'unica cose che avrà a disposizione sarà l'elenco degli acquisti fatti. Nel mondo del business, avere informazioni sul fatturato e gli acquisti dei clienti non è più sufficiente per garantire il successo. Oggi è indispensabile creare una relazione autentica con il cliente.
5. In tutti i casi in cui si debba collaborare con un collega: per svariati motivi può essere necessario coinvolgere un collega per un determinato progetto. In questo caso puoi creare una Trattativa ed inserire come "Collaboratore" un collega che avrà solo ed esclusivamente accesso alle informazioni inserite all'interno della Trattativa stessa. Situazione che si verifica quando devi chiedere un preventivo al responsabile del Digital Signage oppure quando richiedi particolari configurazioni di un workstation o di un server oppure devi lavorare in team per preparare una gara complessa.

Lavora con le Trattative o Deal?

Le Trattative devono essere inserita in una Pipeline .

Cos'è una pipeline?

La pipeline di vendita è una rappresentazione grafica del punto in cui il cliente potenziale si trova all'interno del processo di vendita, nel nostro caso, attualmente abbiamo quattro pipeline, quelle che devi prendere in considerazione è la "Pipeline delle vendite".

Utilizzando i pulsanti a a fianco del menù a tendina è possibile avere una vista a Kanban (come quella sopra), oppure tabellare.

Le colonne della vista Kanban rappresentano le varie fasi di una trattativa che puoi spostare da uno stato all'altro semplicemente con il drag and drop oppure utilizzando le funzioni all'interno della scheda Trattativa.

L'interfaccia della scheda delle Trattative

Cliccando sul nome di una Trattativa si accede alla scheda che riprende esattamente lo stile ed il design delle schede dei Contatti, delle Aziende e di tutti gli altri oggetti di Hubspot. Tre colonne dividono:

• colonna a sinistra ci sono le informazioni principali in altro:
  • nome di riferimento, importo, data di chiusura prevista, pipeline di appartenenza e relativa fase
  • proprietà della trattativa
  • eventuali collaboratori
• colonna centrale con il feed delle attività legate alla singola attività
• colonna destra ci sono le associazioni con gli altri oggetti di HubSpot: Contatti, Aziende, Preventivi, Voci, Ticket, Allegati etc.

Come utilizzare le trattative

Le Trattative nella versione in inglese, sono chiamate Deal che letteralmente è tradotto in "opportunità". Organizzando il sistema di vendita in Trattative è come organizzare in cartelle i file del proprio computer.

Se ci fosse una sola grande cartella sarebbe ben complicato gestire grandi quantità di file ma organizzando i file in una serie di cartelle la gestione diventa semplice, pratica e funzionale.

Nel caso delle Trattative le possibilità sono ben più ampie. Infatti, è possibile registrare e-mail, chiamate, documenti, preventivi (vedremo successivamente come utilizzare tale funzione) oltre ad essere integrate con tutti gli altri oggetti di HubSpot.

Una vista come quella dell'immagine sopra, consente di monitorare la situazione di tutte le attività di vendita per non perdere nessuna opportunità, spesso si inviano preventivi che finiscono nel dimenticatoio e con un semplice follow-up potrebbero trasformarsi in vendite.

Quando una Trattativa si trova nella fase di "Preventivo inviato" e non riceve interazioni da più di quindici giorni ti sarà assegnato un Task "Preventivo in stallo" e sulla pipeline la Trattativa comparirà con sfondo grigio e una label "Preventivo in stallo".

Nel caso in cui un collega debba essere sostituire da un altro collega (anche solo temporaneamente) con una pipeline ordinata, quest'ultimo sarà  immediatamente in grado di gestire qualsiasi situazione di vendita e/o after sale.

Pensa solamente negli ultimi mesi a quante volte si sia reso necessario sostituire un collega: ferie, malattie, infortuni, personale ridotto a causa di attacchi informatici, eventi atmosferici etc. hanno reso necessario e indispensabile collaborare.

Inoltre, ogni processo di vendita coinvolge diverse divisioni all'interno dell'azienda che, quando attiveremo dei sistemi di notifica potranno lavorare in modo fluido senza perdite di tempo.

Ti ricordo di fare riferimento ad un precedente articolo pubblicato su questo argomento: Lavorare con le "Trattative" della "Pipeline delle vendite".