Inviare preventivi con HubSpot

HubSpot dispone di un modulo dedicato per l'invio di preventivi che lavora in modo integrato e sinergico con le Trattative, le Pipeline "(leggi gli articoli: Lavorare con le "Trattative" della "Pipeline delle vendite" e Lavorare con le Trattative (Deal)) e tutti gli altri oggetti del CRM (Aziende, Contatti, Task etc.).

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Sommario dell'articolo

• Vantaggi
• Preparare un preventivo
• Come prima cosa crea una trattativa
• Crea il preventivo
• Inserisci prodotti
  • Inserisci prodotti presenti nell'e-commerce
  • Inserisci prodotti custom
• Controlla il preventivo e invialo

Se vuoi creare un preventivo puoi andare nella sezione dedicata al tutorial.

I vantaggi

L'utilizzo integrato di preventivi, trattative e pipeline permette di ottenere diversi vantaggi:

1. Pianificazione accurata: Utilizzando i preventivi e la pipeline, è possibile avere una visione chiara di ciò che deve essere fatto e quando deve essere fatto. Questo aiuta a pianificare il lavoro in modo accurato e a evitare ritardi o sovraccarichi.
2. Assoluto controllo sui preventivi che hai inviato e fare eventuali recap in caso di necessità.
3. Comunicazione e collaborazione: Lavorare con le trattative consente solo per determinati progetti di collaborare con uno o più colleghi senza perde la "Proprietà" sul cliente. Tutti hanno una visione chiara delle attività in corso e possono lavorare insieme in modo più efficace e sicuro.
4. Maggiore efficienza: I preventivi e la pipeline aiutano a organizzare il lavoro in modo più efficiente. Tutti i preventivi sono protocollati con numero univoco, aggiornano l'importo della trattativa in autonomia, consentono di registrare quindi monitorare i prodotti che i clienti acquistano.
5. È già attivo un'automazione che dopo 15 giorni di inattività di una trattativa, inoltra al proprietario, una notifica per evitare che possa andare nel dimenticatoio.
6. Inviare un preventivo da HubSpot di permette di sapere se è stato consegnato e quando viene aperto. Così potrai essere tempestivo nel valutare se contattare o meno il cliente nel momento esatto in lo sta leggendo.

Preparare un preventivo

Un Preventivo in HubSpot è sempre legato ad una Trattativa che a sua volta è legata ad una Pipeline, un'Azienda e/o un Contatto.

Un preventivo è possibile crearlo da diverse posizioni di HubSpot:

1. Dalla sezione "Preventivi" all'interno del menù "Vendite". Cliccare sul pulsante "Crea preventivo"
2. All'interno di una Trattativa. Nella colonna di destra, c'è una sezione dedicata e sarà sufficiente cliccare su "Inserisci".

Le due procedure sono analoghe ma essendo comunque destinato ad un contatto e richiesta la creazione di una Trattativa ti consiglio di procedere con la seguente procedura.

Come prima cosa crea una Trattativa

1. scegli il Contatto a cui inviare il preventivo
2. Nella colonna di destra, clicca su Inserisci nella sezione Trattative
3. Dai un nome alla trattativa (avrai già un suggerimento) sarà l'oggetto del preventivo
4. Compila la parte relativa alla Pipeline:
   1. Pipeline - Dovrebbe essere già compilata con "Pipeline delle vendite"
   2. Fase della trattativa - Scegli "Preventivo inviato"
5. Proprietario della trattativa è già compilato con il tuo nome
6. Scorri fino in fondo alla pagina:
   1. Contatto è già compilato - se necessario puoi aggiungere un altro destinatario.
   2. Azienda - potrebbe essere necessario associare l'azienda id riferimento se il cliente utilizza la stessa e-mail in più aziende, diversamente dovrebbe essere compilato.
   3. Aggiungi una voce - per il momento non la compilare (quando avrai acquisito maggiore dimestichezza potrai utilizzarla).
   4. Quindi clicca su Crea

Ora ti trovi all'interno della Trattativa, la data di chiusura per default sarà impostata all'ultimo giorno del mese in corso. È una data di chiusura ipotetica che puoi impostare liberamente.

Importante: se il progetto prevede la collaborazione con un collega, nella colonna di sinistra, nella sezione Collaboratori potrai aggiungere un collega il quale avrà accesso alle sole informazioni relative a questo progetto. Es. se devi fare un preventivo per il digital signage puoi aggiungere il nostro Digital Signage Unit Manager.

Crea il Preventivo

Dopo aver creato la Trattativa, sei pronto per preparare un Preventivo

1. Nella colonna di destra nella sezione Preventivi clicca su +Aggiungi. Si apre l'editor del preventivo.
2. Scegli il modello del preventivo "Sic - Basic no foto"
3. Nome del preventivo - lo puoi correggere ma sei hai lavorato bene in precedenza è già corretto
4. Inserisci eventuali commenti per l'acquirente se necessario
5. Termini d'acquisto - inserisci le condizioni di acquisto, abbiamo già preparato un testo di default che puoi richiamare con una scorciatoia da tastiera:
   1. nel campo di testo inserisci #s comparirà un menù a tendina
   2. scegli "Condizioni di fornitura" il campo importerà le condizioni standard che potrai modificare come ritieni opportuno
6. Clicca su Avanti
7. Se hai impostato correttamente la trattativa Contatto e Azienda sono già compilati, potrai comunque deselezionarli se non vuoi includere uno dei due oppure puoi modificarli cliccando sul nome - Clicca su Avanti
8. Analoga situazione della precedente sezione ma relativa al mittente - Clicca su Avanti.

Inserisci i prodotti nel Preventivo

Ti trovi di fronte a questa schermata:

Clicca sul pulsante Aggiungi una voce e scegli se inserire un prodotto presente nell'e-commerce oppure se si tratta di un prodotto diverso

A. Inserisci prodotti presenti nell'e-commerce

1. Clicca su Aggiungi una voce quindi Seleziona dalla libreria prodotti - Nella libreria sono presenti tutti i prodotti acquistati almeno una volta nell'e-commerce
2. Scegli il prodotto da aggiungere - puoi utilizzare la ricerca per cercare nel nome e/o nel codice prodotto;
3. Scegli i prodotti che vuoi inserire;
4. Imposta
   1. le quantità
   2. il prezzo
   3. lo sconto - unitario o percentuale
5. Clicca su Avanti

B. Inserisci un Prodotto Custom

1. Clicca su Crea una voce personalizza
2. Si apre la scheda prodotto che dovrai compila:
   1. Nome prodotto
   2. Descrizione prodotto
   3. SKU - è il codice SiComputer
   4. Prezzo unitario 
   5. Clicca su Salva - Hai creato un prodotto custom
   6. Imposta il quantitativo e l'eventuale sconto
3. Ripeti questa operazione per tutti i prodotti che vuoi inserire nel Preventivo
4. Clicca su Avanti in basso a destra

Controlla il preventivo ed invialo

Le opzioni della sezione Firma e pagamento* è accessibile solo ad utenti con account Sales Professional, quindi clicca su Avanti per visualizzare un riepilogo del preventivo quindi clicca su Pubblica.

Il preventivo viene pubblicato con un url online che puoi copiare e incollare in un e-mail oppure cliccare su Scrivi e-mail con preventivo; si aprirà la trattativa con il webmail di HubSpot già impostato con il link. Completa l'e-mail per tuo cliente e inviala.

Una volta che un preventivo viene accettato dovrai ricordarti di spostare la Trattativa sulla fase Chiusura vinta o Chiusura persa

* Gli utenti Sales Professional hanno la possibilità di inserire anche la firma elettronica del preventivo per accettazione. Nel caso il cliente firmasse digitalmente il Preventivo con le funzioni ad esso associate (verifica tramite servizi di DropBox integrate in HubSpot), la Trattativa verrebbe spostata nella fase Chiusura vinta automaticamente.

Se vuoi maggiori informazioni o approfondire l'argomento, possiamo fare una sessione di formazione one-to-one.

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